چرا مرخصی گرفتن می‌تواند به ارزیابی تیم شما کمک کند؟
سلام به همراهان عزیز سایت “ممتاز کلاب”! امروز می‌خواهیم در مورد یکی از موضوعات مهم مدیریتی صحبت کنیم که شاید کمتر بهش توجه کرده باشید: چطور استفاده از تعطیلات و مرخصی می‌تونه به شما کمک کنه بفهمید که تیمتون چقدر خوب کار می‌کنه؟
ما این محتوا را براساس صحبت‌های آقای گوپال شِنوی (Gopal Shenoy)، مدیر محصول (VP of Product) شرکت Wiser Solutions تهیه کردیم. شاید بپرسید این فرد کیه و چرا این موضوع برای ما جالبه؟ خب، شرکت Wiser Solutions به برندها و فروشگاه‌ها کمک می‌کنه تا با تحلیل داده‌ها، عملکرد خودشون رو بهتر کنن. تجربه‌های مدیریتی آقای شِنوی در این حوزه بسیار جذابه، چون ایشون در طول تعطیلاتش خودش رو از کار دور می‌کنه تا بسنجه تیمش بدون دخالتش چقدر مستقل و خوب عمل می‌کنه.
حالا بیاید با هم وارد این بحث جذاب بشیم.
مرخصی، فرصتی برای سنجش تیم مدیریت
آقای شِنوی اعتقاد داره هر بار که به مرخصی می‌ره، درواقع این فرصتی طلایی برای سنجش کیفیت کاری تیمشه. وقتی برمی‌گرده، به راحتی می‌تونه بفهمه آیا افراد تیمش به درستی وظایفشون رو انجام داده‌ان یا نه.
هر بار که از مرخصی برگشتم، متوجه شدم که افراد درست رو استخدام کردم؛ چون تیمم می‌تونه به‌خوبی تصمیم‌گیری کنه و بدون حضور من هم جلو بره.
دوری از کار در زمان مرخصی: یک عادت خوب
یکی از چیزهایی که آقای شنوی تاکید داره، اینه که مرخصی‌ها باید واقعی و بدون استرس باشن. مثلا خود ایشون سالی سه تا چهار هفته مرخصی می‌گیره و در این مدت فقط در مواقع ضروری به ایمیل یا پیام‌های کاری جواب می‌ده. ایشون به همکارانش هم این پیام رو می‌ده:
اگه واقعاً خونه آتیش گرفته، بهم زنگ بزنید! اما اگه می‌تونید خودتون تصمیم‌گیری کنید، دیگه نیازی نیست من رو درگیر کنید.
آماده‌سازی برای مرخصی با تعیین جانشین
یکی از نکات کلیدی در مدیریت زمان‌های استراحت، پیدا کردن کسیه که در غیبت شما نقش پشتیبان رو ایفا کنه. آقای شنوی همیشه از خودش می‌پرسه:
اگه من نباشم، چه کسی می‌تونه تصمیمات مهم رو بگیره و کارها رو جلو ببره؟
ایشون عقیده داره شما باید تیمتون رو به مرور توانمند کنید تا بدون دخالت مستقیم شما کارها رو پیش ببرن. این کار علاوه بر اینکه زمان مرخصی رو برای شما مفیدتر می‌کنه، باعث می‌شه تیمتون هم به رشد و پختگی بیشتری برسه.
اگر در تعطیلات کارها رو چک می‌کنید، مشکل کجاست؟
به عقیده‌ی آقای شنوی، اگر مدیری حتی در زمان تعطیلات هم مجبور باشه به طور مداوم کارها رو چک کنه، احتمالا یکی از این مشکلات وجود داره:
شما زیادی کار می‌کنید و دچار اعتیاد به کار هستید.
به تیمتون اعتماد ندارید و حس می‌کنید باید مدام بالای سرشون باشید.
تیمتون کیفیت لازم رو نداره و افراد اشتباهی رو استخدام کرده‌اید.
در چنین شرایطی، خودِ مدیر باید این مشکلات رو شناسایی کنه و راه‌حلی براشون پیدا کنه.
برنامه‌ریزی برای مرخصی: کلید آرامش ذهنی
برای اینکه مرخصی به خوبی پیش بره و تأثیری روی عملکرد سازمان نذاره، چند نکته مهم وجود داره که گوپال شِنوی پیشنهاد می‌ده:
لیست وظایف رو مشخص کنید: کارهایی که باید در نبود شما انجام بشن رو دسته‌بندی کنید و به افراد مناسب واگذار کنید.
اختیارات تفویض‌شده: به افراد تیمتون بگید که چه کسایی باید تصمیم بگیرند. برای مثال: “اگه این مورد پیش اومد، با فلانی مشورت کن.”
تأکید روی اعتماد: تیم شما باید بدونه که در نبود شما، اجازه تصمیم‌گیری دارن و نیاز نیست برای تمام مسائل به شما زنگ بزنن یا پیام بدن.
مدیریت افراد ضعیف در زمان مرخصی
حالا شاید سوال کنید: “اگه در تیمم افرادی باشن که مطمئن نیستم بتونن همه وظایف رو به درستی انجام بدن، باید چی کار کنم؟”
پیشنهاد آقای شنوی اینه که:
وقت بیشتری برای آموزش اون افراد بگذارید.
قبل از سفر، به طور شفاف وظایف و انتظارات رو براشون توضیح بدید.
اگر باز هم وظایفشون انجام نشد، به این فکر کنید که شاید مشکل از عملکرد اون‌ها باشه و باید اقدامات لازم برای اصلاح یا جایگزینی انجام بشه.
اهمیت پرورش استقلال تیم
یکی از شعارهای کلیدی ایشون اینه:
شما آدم‌ها رو استخدام می‌کنید تا کمک‌تون کنن. اگه مجبورید مدام نگران کارهایی که بهشون سپرده‌اید باشید، پس چرا کلاً استخدام‌شون کردید؟
این جمله به طور کامل مفهوم نیاز به اعتماد و تفویض اختیار رو بیان می‌کنه.
درس‌هایی از تجربه شخصی
در بخشی از صحبت‌هایش، آقای شنوی اعتراف می‌کنه که در دوران جوانی زیاد کار کرده و زمان کمی رو با خانواده‌اش گذرونده. این موضوع باعث شده در سال‌های اخیر، دیدگاهش نسبت به کار و زندگی تغییر کنه. به گفته خودش:
کار همیشه هست. اما فرزندانتون فقط یک بار کودک هستند. باید از زمان‌تون بهترین استفاده رو ببرید.
به همین دلیله که حالا خودش و تیمش رو تشویق می‌کنه تا تعطیلات باکیفیت و زمان استراحت بدون استرس داشته باشن.
چطور آغاز کنیم؟
اگر شما هم مدیری هستید که احساس می‌کنید زمان مرخصی‌هاتون پر از نگرانی و استرس کاریه، نکات زیر رو به کار بگیرید:
سنجش عملکرد افراد تیمتون: آیا اون‌ها بدون شما قادر به انجام وظایفشون هستن؟
تفویض وظایف: یاد بگیرید چطور به دیگران اعتماد کنید و وظایف رو تفویض کنید.
آموزش مداوم: اگر کسی در انجام کارها مشکل داره، به جای کنار گذاشتن سریع، ابتدا برنامه آموزشی براش تدوین کنید.
برنامه‌ریزی شفاف: قبل از رفتن به مرخصی، به تیمتون اطلاع بدید که چه کارهایی باید انجام بشه و تصمیم‌ها چطور گرفته بشن.
حرف آخر
تعطیلات و زمان استراحت، نه تنها برای ذهن و بدن شما ضروریه، بلکه برای تیم و کسب‌وکارتون هم بسیار مفیده. وقتی زمان مرخصی رو به‌درستی برنامه‌ریزی کنید، می‌تونید تیمی بسازید که به طور مستقل و مسئولیت‌پذیر کار کنه.
شما هم تجربه‌ای درباره مدیریت تیم یا مرخصی‌های کاری دارید؟ نظرات خودتون رو با ما در ممتاز کلاب به اشتراک بگذارید! 😊