حل مسائل در محیط کار از طریق مکالمات تلفنی
پیت بوتیجیج می‌گوید که بهترین راه برای حل مسائل در محیط کار، برداشتن گوشی و صحبت کردن است. کارشناسان هم این نظر را تأیید می‌کنند، البته با چند استثنا.
نگرانی‌ها درباره کمک‌رسانی به طوفان هلن
پیت بوتیجیج، وزیر حمل و نقل ایالات متحده، اعلام کرد که با ایلان ماسک تماس گرفته تا نگرانی‌های مربوط به کمک‌رسانی به طوفان هلن را بررسی کند. کارشناسان معتقدند که مکالمات تلفنی می‌توانند به حل بهتر مسائل نسبت به ارتباطات دیجیتال کمک کنند. البته اگر احتمال سوء‌تفاهم وجود دارد، شاید ارسال پیامی نوشتاری قبل از آن کمک‌کننده باشد.
مزایای مکالمات تلفنی
برداشتن گوشی واقعاً بهترین راه برای حل و فصل مسائل با همکاران است. بوتیجیج ایده درستی داشت وقتی از ایلان ماسک خواست با او تماس بگیرد تا به مسئله کمک‌رسانی به شهر اشویل، کارولینای شمالی بپردازند، بعد از اینکه ماسک بیانیه‌هایی تحریک‌آمیز منتشر کرده بود و دولت را متهم به بستن حریم هوایی این منطقه کرده بود.
بوتیجیج در مصاحبه‌ای با MSNBC گفت: “ما توانستیم این موضوع را حل کنیم و به نظر من، این یک نمونه است که چگونه اغلب بهترین کار برداشتن گوشی است.” خوشبختانه با تماس تلفنی توانستند این مسئله را حل کنند و ارتباطی واقعی‌تر و واضح‌تر ایجاد کنند که ارتباطات نوشتاری نمی‌توانند همان احساس و معنا را به درستی منتقل کنند.
نقش همدلی در ارتباطات
کاتی ساندارام، مدیرعامل شرکت Applied و کارشناس در زمینه جذب و استخدام بدون تعصب، به بیزینس اینسایدر گفت که مکالمات تلفنی می‌توانند مسائل را خیلی راحت‌تر از ارسال ایمیل‌ها یا پیام‌های مستقیم حل کنند. وی افزود: “ما همه باعث سوء‌تفاهم در پیام‌های واتساپ، اسلک و ایمیل‌هایمان شده‌ایم. انتقال درست احساسات و معنای واقعی‌مان چهره به چهره یا از طریق تلفن بسیار راحت‌تر است.”
ویکتوریا مک‌کلین، مربی شغلی و مدیرعاملی شرکت مشاوره شغلی City CV، به بیزینس اینسایدر گفت: “در دنیای دیجیتال، آسان است که به ایمیل‌ها یا پیام‌های متنی تکیه کنید، اما هیچ چیز با وضوح و ارتباط یک مکالمه صوتی واقعی قابل مقایسه نیست.”
روندهای ارتباطی و چالش‌ها
این ارتباط در دنیای دیجیتال ممکن است منجر به خستگی بیشتر شود، به ویژه این که نیت و حالت فرد از طریق متن نوشتاری سخت قابل تشخیص است. در مقایسه، تماس‌های تلفنی به بحث‌های شخصی و بلادرنگ اجازه می‌دهند که حس و حال و احساسات به وضوح منتقل شوند و این امر منجر به فهم عمیق‌تر دیدگاه‌های یکدیگر می‌شود.
البته محدودیت‌هایی هم وجود دارد، به ویژه زمانی که احساسات قوی هستند یا احتمال سوء‌تفاهم وجود دارد. همه افراد به مکالمات تلفنی علاقمند نیستند و اجتناب از تماس تلفنی یا همان “ترس از تلفن” بین کارکنان، به خصوص زیر ۴۰ ساله‌ها، نسبتاً رایج است.
علاوه بر این، مکالمات تلفنی می‌توانند در درازمدت به ساختن روابط بهتر کمک کنند. به عنوان مثال، بوتیجیج با تماس با ماسک توانست رابطه بهتری ایجاد کند و دیدگاه او را به سمت خود جلب کند.
توصیه‌های کاربردی
وقتی احساسات بالا می‌گیرد، دیوید رایس، کارشناس منابع انسانی از موسسه People Managing People، توصیه می‌کند که باید واضح کنیم که سعی داریم دیدگاه همکار خود را بفهمیم، به ویژه اگر سابقه دشواری یا مجادله دارند. در چنین شرایطی، زبان و لحن ما مهم است. باید از عباراتی استفاده کنیم که تقاضاهای شدید را منتقل نکنند، چون این می‌تواند افراد را به حالت تدافعی ببرد.
رایس عباراتی مانند “دوست دارم از این فرصت برای بازبینی استفاده کنیم و به تفاهم برسیم” را پیشنهاد می‌کند. سوفی اوبراین، مؤسس آژانس استخدام تازه‌وارد Pollen Careers، معتقد است که یکی از مهم‌ترین کارهایی که می‌توانید انجام دهید، همدلی است. او می‌گوید: “چرا این فرد مقابله‌جو است؟ چه انگیزه‌ها یا مشکلاتی ممکن است داشته باشد که به این گونه عمل کند؟ اگر تلاش کنید همدلی کنید و بفهمید که از کجا آمده، ممکن است بتوانید به طریقی ارتباط برقرار کنید که با او هماهنگ شود.”
برای کسب اطلاعات بیشتر درباره ارتباطات مؤثر و انتخاب مدیران خوب، می‌توانید به مقالات چگونه مدیران خوب را انتخاب کنیم؟ و چگونه در کار لذت و بازی داشته باشیم؟ مراجعه کنید.
خلاصه و نتیجه‌گیری
املی مگوایر، مشاور کار و مربی کسب‌وکار در Reflections Career Coaching، اظهار می‌کند که مهم است که همیشه “چهار C ارتباطی را در نظر بگیرید: وضوح، اختصار، سازگاری و تأدب.”
تارا آراتونیان، روان‌درمانگر مجاز در نیویورک، می‌گوید اگر شرایط خیلی پیچیده است یا فردی بسیار مضطرب است، ممکن است بهتر باشد ابتدا یک ارتباط نوشتاری دقیق ارسال کنید. در نهایت، اگرچه تماس‌های تلفنی معمولاً به حل سریع‌تر مشکلات کمک می‌کنند، در شرایط پیچیده یا احساسی قوی، ارتباط نوشتاری ممکن است آرامش بخش‌تر و سازنده‌تر باشد.